Wie kann man Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben, wenn die verwendeten Daten besonders schützenswert sind? Vor dieser Fragestellung standen die Marie-Christian-Heime e.V. in Kiel. Das Unternehmen - eine soziale Einrichtung mit verschiedenen Bereichen: Sozialpsychiatrie, Mutter Kind & Familie, Behindertenhilfe, Arbeit Beschäftigung & Tagesstruktur, Ambulant betreutes Wohnen, Kindertagesstätten und Senioren unterstützt Menschen in unterschiedlichsten Lebenslagen. Klar, dass ein Unternehmen mit einem so großen Portfolio im sozialen Bereich extrem vielfältige Anforderungen an einen Digitalisierungsprozess hat. Zudem kommen Anforderungen von externen Anspruchsgruppen, wie Krankenkassen, sozialen Trägern oder anderen medizinischen Einrichtungen hinzu. Daher standen zu Beginn des Change-Prozesses die großen Fragen an: An welcher Stelle fangen wir mit der Digitalisierung an? Welche Schritte wollen wir gehen? Was wird dazu eigentlich alles benötigt, wie nehmen wir unsere Mitarbeitenden mit auf diese Reise und wie können wir die unterschiedlichen Wünsche und Bedarfe der Mitarbeitenden dabei bestmöglich berücksichtigen?
Für ihre Digitalisierungsreise fanden die Marie-Christian-Heime Unterstützung beim Mittelstand-Digital Zentrum Schleswig-Holstein. Gemeinsam mit Manuela Ferdinand und Prof. Dr. Carsten Schulz wurde „Ordnung“ in die unterschiedlichen Ideen gebracht und das Team des Zentrums Schleswig-Holstein begleitete die ersten Schritte im digitalen Wandlungsprozess.
Dabei ging es zuerst einmal darum herauszufinden, welche Abläufe im Unternehmen digitalisiert werden können und wie diese Abläufe zukünftig aussehen könnten. „In einem ersten Schritt haben wir uns die Prozesse der Verwaltung angeschaut. Dabei ging es darum herauszufinden, welche Prozesse es gibt, wie diese ablaufen und wer daran beteiligt ist“, erklärt Manuela Ferdinand. Aus den Interviews mit verschiedenen Mitarbeitenden in der Verwaltung ist dann eine Prozesslandkarte entstanden, die klar die Abläufe zwischen den einzelnen Bereichen, der Verwaltung und den externen Anspruchsgruppen darstellt. Hier zeichnete sich die Umsetzung einer digitalen Akte für die Bewohnerinnen und Bewohner als wichtigster Digitalisierungsprozess ab. Manuela Ferdinand erklärt, wie es dann weiterging: „Wir sind dann in die einzelnen Bereiche gegangen und haben ganz konkret vertiefend nachgefragt, welche Chancen und Barrieren die Mitarbeitenden darin sehen, wenn Prozesse digitalisiert werden.“ Dazu wurden den Mitarbeitenden aus den unterschiedlichen Arbeitsbereichen spezifische Fragen gestellt, um zu prüfen, wie hoch die Bereitschaft zur Umsetzung von einem Digitalisierungsprojekt im ganzen Unternehmen ist. Es ging auch darum herauszufinden, ob und in welchem Umfang bereits Vorwissen besteht, welche Sorgen oder Hemmungen, aber auch welche Chancen und Möglichkeiten die Mitarbeitenden direkt in ihren Bereichen für die Digitalisierung sehen.
Die Ergebnisse konnten in drei Themenfelder strukturiert werden:
- Person
- Organisation
- Technik
Es zeigte sich, dass insgesamt eine hohe Bereitschaft der Mitarbeitenden für das Digitalisierungsprojekt vorhanden ist und es eine hohe Motivation an einem solchen Projekt mitzuarbeiten, gibt. „Darüber haben wir uns wirklich gefreut. Es ist schön zu sehen, dass die Mitarbeitenden die Digitalisierung vorantreiben wollen und eigentlich nur auf einen Startschuss
warten, um etwas auf die Beine zu stellen. Das gibt uns Rückhalt für das Digitalisierungsprojekt“, freut sich Ina Halstenbach, damalige Bereichsleitung der Kindertagesstätten der Marie-Christian-Heime e.V.. Sorge bestand vor allem hinsichtlich der bestehenden Technik, die als eine der größten Barrieren wahrgenommen wurde.
In einem Workshop wurden anschließend die unterschiedlichen Themenbereiche mit dem Leitungskreis und verschiedenen Mitarbeitenden aus den Bereichen diskutiert und konkrete Handlungsmöglichkeiten sowie eine Priorisierung derer erarbeitet. Die Marie-Christian-Heime bekamen so konkrete weitere Schritte an die Hand, um die eigene Digitalisierungsreise zu starten. „Wir können nun an verschiedenen Punkten weiterarbeiten. Einerseits haben wir eine Bestandsaufnahme der Technik und der verwendeten Programme gemacht. Andererseits werden wir ein Team gründen, das sich vor allem um das Digitalisierungsprojekt kümmert. Wir können so personelle Ressourcen freimachen und die Expertise nutzen, die einige Mitarbeitende von uns bereits mitbringen“, erläutert Burkhard Ziebell, Vorstand der Marie-Christian-Heime e.V.
Neben einer klaren Strukturierung des Digitalisierungsprojektes und ersten Handlungsempfehlungen für die weiteren Schritte, konnte mit dem Projekt außerdem ein wichtiger Schritt gemacht werden, um den Wandel im Unternehmen voranzutreiben und die Mitarbeitenden mitzunehmen. „Die Mitarbeitenden wurden von Anfang an einbezogen und gehört und konnten Rückmeldung geben. Wir wollen diese Motivation nutzen und zukünftig alle weiteren Schritte regelmäßig kommunizieren. Für uns war das Projekt ein guter Kick-Off für unsere Digitalisierungsreise“, beschreibt Ina Halstenbach die positiven Effekte.
Denn eins ist allen bewusst geworden: Um das Digitalisierungsprojekt erfolgreich umsetzen zu können und eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu erreichen, ist es wichtig, diese von Beginn an in die Prozesse einzubeziehen. Dafür wurde mit dem Projekt mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Schleswig-Holstein ein wichtiger Startpunkt gesetzt.
Vorteile für das Unternehmen auf einen Blick:
- Geordneter Einstieg ins Change-Management
- Wissen über die Mitarbeitenden und deren Einstellungen zum Digitalisierungsprojekt
- Prozessverständnis und Wissen über verschiedene Digitalisierungsschritte
- Identifikation und Priorisierung von Handlungsmöglichkeiten und Lösungsansätzen.
- Kick-Off für das Digitalisierungsvorhaben
